3年でエリート公務員辞めた結果…

月間30万PV以上!元国家公務員(総合職・旧1種)による備忘録。通称「さんエリ」

【極秘・対外秘・取扱注意】と付けると、逆に見つかりやすいという不都合な真実

文書作成の際の注意

 Googleの台頭以来、タグを利用したファイルの検索機能が劇的に向上しました。昔は検索の遅かったWindows標準の検索機能も、タグを利用することによってWindows7以降高速化が図られました。

 これは利用者にとっては便利なことですが、喜んでばかりもいられません。

 もし、あなたが家族とパソコンを共有しているのなら、こんな経験があるのではないでしょうか。

 隠していたはずのファイルが母親に偶然見つかってしまった

なんて経験が。

 これと同じことが、あなたの会社でも起こっているかもしれません。

 特に、ネットワーク上でファイルを共有している会社の人は要注意です。

 あなたがこっそりと保存した「極秘」とか「取扱注意」とファイル名に付したファイルやフォルダが、あっさりと見つけられてしまっているかもしれないからです。

 さらにひどいものもあります。

 それは、「極秘」とか「対外秘」とファイル名に付けたファイルをオンライン上に保存している場合です。

 Googleの便利な機能に、「filetype:pdf」と最初に付けて検索することで、pdfのファイルだけ検索できる機能があります。これを付けた状態で「極秘」とか「社外秘」などのワードを検索してみてください。ワンサカ出てきます。

 民間だけでなく、政府ですら同じ過ちをしています。むしろ各省庁や地方公共団体の方が多いかもしれません。Googleではドメインを指定して検索する方法もあるため、それを併用するとさらに見つかります。

隠したいファイルには、逆に何も書かないのが吉

 今の時代、紙で流出することはあまりありません。一方で、パナマ文書もそうですが、電子データでの流出事件は多発しています。

 タイトルに「極秘」とか書かなければいいんでしょ?

 と思った方、いえ違います。

 最近は、短時間でファイルの中身も含めた検索をすることができます。ファイルの中身にすら「取扱注意」とか書いた途端に、逆説的に流出しやすいファイルになってしまいます。

 これを読んで怖いと思った方、今後仕事で重要情報を扱う際、気をつけてみてください。

 万が一流出した時、責任を負うのはあなたかもしれません。

(参考)実際にGoogleに落ちているもの

※さすがに直リンクは控えました

関西にある某国立大学

「厳重取扱注意・対外秘 IEA排出取引実験(第1回)の参加結果概要と考察(要約)(平成12年5月)」

和歌山県にある某病院

「部外秘 2013年度 決算書」

兵庫県の某市

「部外秘 平成25年度第2回みきっ子未来応援協議会 子育て環境部会」

静岡県の某市

「部外秘 「教育・保育」及び「地域子ども・子育て支援事業」の「確保方策」について(案)(平成26年9月)」

鹿児島の某県立高校

「部外秘 平成26年度2月行事予定表【生徒用】(平成26年度2月)」  

某国内大手カメラメーカー

「社外秘 修理部品表」

某大手ハウスメーカー

「社外秘 人事考課規程」